Leitfaden für die Anbieterauswahl von Nutzfahrzeugflotten

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Anbietergruppen getrennt ansprechen

Am Anfang steht das Einsatzprofil: Laufleistung, Nutzlast, Laderaum und Standorte. Wie Sie Transportaufgaben erfassen, zeigt ein eigener Beitrag. Halten Sie das Ergebnis in einem Lastenheft fest, sonst vergleichen Sie Prospekte statt Angebote.

Als Hersteller kommen je nach Gewichtsklasse unter anderem Ford Pro, Volkswagen Nutzfahrzeuge und Fiat Professional bei Transportern infrage, bei Lkw MAN, Mercedes-Benz Trucks, DAF, Iveco, Scania, Renault Trucks und Volvo Trucks. Die Gruppen unterscheiden sich in Lieferzeit, Ausbauangebot und Händlernetz, deshalb gehört jede in eine eigene Spalte der Auswertung.

Beim Leasing im Vergleich rechnen Leasinggesellschaften anders als Herstellerbanken. Herstellergebunden finanzieren MAN Financial Services, Daimler Truck Financial Services und Volkswagen Financial Services. Markenübergreifend arbeiten Ayvens, Arval, Alphabet, CHG-MERIDIAN und Deutsche Leasing. Markenübergreifende Anbieter bündeln mehrere Marken in einem Vertrag.

Vergleichen Sie Restwertansatz, Vollkasko, Wartungsvertrag und Rückgabekriterien. Genau dort liegen die Unterschiede zwischen Herstellerbanken und markenübergreifenden Gesellschaften. Lassen Sie sich die Restwertannahme schriftlich nennen, denn sie bestimmt die Rate, und fragen Sie nach den Kosten bei Mehrkilometern und bei Schäden über die normale Abnutzung hinaus.

Aufbau und Nachrüstung kommen meist von einem zweiten Anbieter. Koffer- und Kühlaufbauten liefern etwa Spier, Ackermann, Junge Fahrzeugbau, Schmitz Cargobull, Krone und Lamberet. Ladebordwände stammen häufig von Dhollandia, Dautel oder Bär Cargolift, die Inneneinrichtung von Sortimo oder Bott. Welche Variante passt, zeigt der Vergleich Kofferaufbau oder Kastenwagen.

Klären Sie vor der Bestellung, wer Aufbau, Abnahme und Zulassung verantwortet. Ein Kühlaufbau oder eine Ladebordwand verändert Gewicht und Achslast, und nach § 34 StVZO sind die zulässige Achslast und das zulässige Gesamtgewicht beim Betrieb einzuhalten. Fehlt die Freigabe des Aufbauherstellers, verzögert sich die Zulassung.

Bewertungsmatrix mit Gewichtung aufbauen

Legen Sie Kriterien fest, gewichten Sie sie auf zusammen 100 Prozent und bewerten Sie jeden Anbieter von 1 bis 5. Die gewichteten Punkte entscheiden, nicht der Einkaufspreis. Ein Prüfraster zum Nutzfahrzeuganbieter vergleichen hilft, Leistungen und Nachweise vor der Anfrage zu sortieren.

Im Beispiel erreicht das Herstellerangebot 79 Punkte, der freie Händler 72 und das Leasingangebot 65. Das Herstellerangebot gewinnt trotz höherem Einkaufspreis, weil Service und Ausbau stark gewichtet sind. Die Punkte ergeben sich aus Note mal Gewicht, aufsummiert und auf 100 skaliert.

Verschieben Sie die Gewichte je nach Einsatzzweck. In der Logistik wiegt Verfügbarkeit schwerer als der Kaufpreis. Im kommunalen Dienst zählen Ausbau und Lebensdauer stärker. Legen Sie die Gewichte fest, bevor die ersten Angebote vorliegen, damit niemand sie nachträglich zugunsten eines Favoriten verschiebt.

Gesamtkosten in Euro über die Haltedauer

Der Listenpreis sagt wenig über die Belastung. Rechnen Sie mit Leasingrate oder Abschreibung plus Betriebskosten. Die Beispielrechnung gilt für einen Transporter mit 30.000 Kilometern im Jahr, 60 Monaten Laufzeit und Nettobeträgen. Die Werte sind eigene Annahmen und keine Marktpreise.

Der Kauf liegt im Beispiel 3.200 Euro unter dem Leasing, bindet aber Kapital und trägt das Restwertrisiko selbst. Fällt der Restwert niedriger aus als geplant, kippt der Vorteil. Rechnen Sie deshalb mit einem pessimistischen Restwert und prüfen Sie, ab welchem Wert die Rechnung zugunsten des Leasings dreht.

Nicht enthalten sind Ausfallkosten. Steht ein Fahrzeug drei Tage in der Werkstatt und fehlt im Verteilerverkehr, kostet das mehr als die Differenz oben. Der Ausbau ist ein eigener Posten. Bei kurzer Haltedauer prüfen Sie, ob sich der Aufbau auf ein neues Fahrgestell umsetzen lässt, und holen Sie dafür ein eigenes Angebot ein.

Service, Werkstattnetz und Vertrag prüfen

Ein dichtes Werkstattnetz entlang der Einsatzorte verkürzt Standzeiten. Prüfen Sie Ersatzteillieferzeiten und mobile Reparaturen. Wie Sie Werkstattnetz und Servicezeiten bewerten, hängt von Ihren Einsatzorten und Betriebszeiten ab. Fragen Sie jeden Anbieter nach den Stützpunkten in Ihrer Region.

Im Vertrag zählen Laufzeit, Rückgabebedingungen, Kilometerbegrenzung und Schadensregelungen. Öffentliche Auftraggeber müssen Vergabevorschriften einhalten: Nach § 97 GWB werden öffentliche Aufträge im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben. Gewerbliche Flotten brauchen dokumentierte Entscheidungen für die Revision.

Fordern Sie Referenzen aus Ihrer Branche an. Wer vergleichbare Aufbauten schon geliefert hat, kennt die Abnahmepunkte bei der Zulassung. Für Flotten, die regelmäßig nachbestellen, lohnt es sich, Rahmenverträge mit Nutzfahrzeuganbietern nach der Pilotphase vorzubereiten.

Checkliste für die Anbieterauswahl

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollte ich vergleichen?

Drei je Fahrzeugklasse genügen. Bei individuellen Aufbauten lohnen zwei weitere Aufbauer. Wichtig ist, dass alle Anbieter dasselbe Lastenheft erhalten, sonst lassen sich die Angebote nicht nach derselben Matrix bewerten und gewichten.

Welche Kriterien gehören zwingend in die Matrix?

Gesamtkosten, Service, Lieferzeit und Ausbaukompetenz. Restwert und Telematik ergänzen je nach Einsatzzweck. Legen Sie zusätzlich fest, welche Kriterien Ausschlusskriterien sind, etwa eine fehlende Freigabe des Aufbauherstellers oder ein Werkstattnetz ohne Stützpunkt in Ihrer Region.

Ab welcher Flottengröße lohnt ein Rahmenvertrag?

Das hängt vom Bestellvolumen ab. Wer regelmäßig mehrere Fahrzeuge beschafft, kann Konditionen bündeln. Kleinere Flotten fahren mit Einzelbestellungen oft günstiger. Rechnen Sie beide Wege mit Ihren eigenen Zahlen durch, bevor Sie sich auf eine Laufzeit festlegen.

Wie gehe ich mit Ausfallzeiten um?

Fragen Sie nach Ersatzfahrzeugen und zugesagten Reaktionszeiten. Fehlt eine Zusage im Vertrag, kalkulieren Sie die Ausfallkosten selbst ein. Halten Sie die erwartete Zahl der Ausfalltage pro Jahr fest und bewerten Sie jeden Anbieter danach.