Rahmenverträge mit Nutzfahrzeuganbietern vorbereiten

Das Wichtigste auf einen Blick

Anbieterkategorien wie Hersteller, Händler, Leasinggeber und Ausrüster werden getrennt gelistet.
Lose, Mindestmengen und Abrufberechtigte stehen fest, bevor Preise verhandelt werden.
Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist werden mit Kalenderdatum und Formvorgabe notiert.
Die Preisgleitklausel enthält Index, Basiswert, Schwelle, Gewichtung und Obergrenze.
Service-Level, Ausbau und Abrufverfahren kommen als Anlagen in den Vertrag.

Schritt 1: Bedarf erheben und Anbieterkreis festlegen

Zuerst die eigene Erhebung: je Standort, welche Transporter, Lkw oder Anhänger in den nächsten 36 Monaten ersetzt werden. Dazu Ausbauvarianten, Einsatzprofile und Jahresfahrleistungen.

Anbieterkategorien und Prüfpunkte

Kategorie

Hersteller: Werksgarantie, Lieferzeit, Ausbaufreigaben
Händler: Stützpunkte, Ersatzteillager, Vertretungsregel
Leasinggeber: Restwert, Laufzeit, Schadenspauschalen
Aufbau/Ausrüstung: Aufbaufreigaben, Achslasten, Anbaumaße
Anhänger: Gesamtmasse, Anhängelast, Bremsanlage
Vergabeplattformen: Bekanntmachung, Fristen, Eignungsnachweise

Prüfpunkte

Hersteller
Händler
Leasinggeber
Aufbau/Ausrüstung
Anhänger
Vergabeplattformen

Erst danach wird der Anbieterkreis bestimmt. Eine Übersicht nach Kategorien hilft, Angebote vergleichbar zu machen.

Anbieterkreis festlegen

Kategorie	Beispiele	Prüfpunkte im Rahmenvertrag
Hersteller und Importeure	MAN Truck & Bus, Mercedes-Benz Trucks, DAF, Scania, Iveco, Ford Pro, VW Nutzfahrzeuge, Stellantis (Fiat Professional, Opel, Peugeot, Citroën)	Werksgarantie, Lieferzeit, Ausbaufreigaben
Markengebundene Händler	AVAG, Wiest, Nordwest, regionale Truck-Center	Stützpunkte, Ersatzteillager, Vertretungsregel
Leasinggeber	Volkswagen Financial Services, Deutsche Leasing, Alphabet, Arval, Ayvens, CHG-Meridian	Restwert, Vertragslaufzeit, Schadenspauschalen
Aufbau und Ausrüstung	Schmitz Cargobull, Krone Nutzfahrzeuge, Kögel, Spier, Sortimo, Bott	Aufbaufreigaben, Achslasten, Anbaumaße
Anhänger	Humbaur, Böckmann, Unsinn	zulässige Gesamtmasse, Anhängelast, Bremsanlage
Vergabeplattformen	Deutsche eVergabe, DTAD, TED	Bekanntmachung, Fristen, Eignungsnachweise

Die Erhebung als Checkliste:

Bedarf erheben

Bedarf je Standort für 24 bis 36 Monate schätzen.
Fahrzeugklassen, Aufbauten und Anhängertechnik je Los trennen.
Lose so schneiden, dass mindestens zwei Anbieter kalkulieren können.
Abrufberechtigte namentlich mit Höchstmengen benennen.
Leasingenden und Haltedauern als Datenbasis vermerken.

Prüfen Sie je Los, ob Kauf, Leasing oder Mietkauf wirtschaftlicher ist. Beim Leasing gehören Restwertrisiko, Schadenspauschalen und Rückgabebedingungen in die Vergleichsrechnung.

Werkstatt und Fahrer liefern Angaben zur Losbildung. Als Mengengerüst dienen eigene Fuhrparkzahlen und die amtliche Verkehrsstatistik. Das Statistische Bundesamt zum Güterverkehr weist Transportaufkommen und Fahrleistung aus.

Ein Rahmenvertrag verpflichtet nicht automatisch zur Abnahme. Trennen Sie den Rahmen ohne Abnahmepflicht vom Mengenkontrakt mit fester Stückzahl.

Schritt 2: Laufzeit, Kündigung und Formvorgaben

Die Laufzeit folgt dem Nutzungszyklus. Beispiel: vier Jahre Haltedauer, Grundlaufzeit 36 Monate, Verlängerung um zwölf Monate.

Vier Angaben mit Datum: Beginn, Ende, Verlängerungsmechanik und Kündigungsfrist. Drei Monate zum Laufzeitende sind branchenüblich. Textform oder Schriftform vereinbaren, damit der Zugang nachweisbar ist.

Bei öffentlichen Auftraggebern gelten zusätzlich vergaberechtliche Grenzen. Paragraf 21 VgV sieht für Rahmenvereinbarungen grundsätzlich höchstens vier Jahre vor. Ob VgV, UVgO oder Landesrecht gilt, hängt von Auftraggeber und Auftragswert ab.

Für Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten die Paragrafen 305 bis 310 BGB. Nach Paragraf 305 Absatz 2 BGB werden AGB nur wirksam einbezogen, wenn ausdrücklich auf sie hingewiesen wird. Nach Paragraf 307 BGB prüft die Rechtsabteilung, ob eine Klausel den Anbieter unangemessen benachteiligt. Hinweise zu Vertrags- und Wirtschaftsrecht bündelt der DIHK in seinen Themenfeldern.

Schritt 3: Preisgleitklauseln mit Index, Schwelle und Obergrenze

Ohne Anpassungsklausel bleibt der Preis über die Laufzeit starr. Eine Preisgleitklausel verteilt Material-, Lohn- und Energiekosten nachvollziehbar. Für Aufbauten und Anhänger lohnt eine zweite Klausel, weil deren Kosten anders verlaufen als beim Basisfahrzeug.

Preisgleitklauseln

Bezugsindex: amtlicher Erzeugerpreisindex oder anerkannter Branchenindex
Basiswert: Indexstand des Monats der Angebotsabgabe
Schwelle: Weitergabe erst ab zwei Prozent Abweichung
Gewichtung: Anteile für Material, Lohn und Energie
Obergrenze: Deckel von fünf Prozent je Kalenderjahr

Anpassungen nur einmal je Kalenderjahr und nur mit Indexauszug. Den Rückgang ausdrücklich regeln: Sinkt der Index, fällt der Preis. Sonst droht die Klausel an der Inhaltskontrolle zu scheitern.

Beispielrechnung zur Preisgleitklausel

Ein Fahrgestell ist mit 80.000 Euro netto angeboten. Der vereinbarte Index steigt binnen zwölf Monaten um 4,0 Prozent. Bei einer Schwelle von 2,0 Prozent werden nur 2,0 Prozent weitergereicht, das sind 1.600 Euro netto je Fahrzeug. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer ergibt das 1.904 Euro brutto.

Schritt 4: Service, Ausbau und Abrufverfahren regeln

Der Serviceteil entscheidet über die Einsatzfähigkeit. Nennen Sie Stützpunkte, Reaktionszeit bei Ausfall und Frist für Ersatzteile. MAN Truck & Bus zum Werkstattnetz beschreibt Standorte und Leistungen. Solche Angaben sind eine Grundlage für Service-Level, ersetzen aber keine Zusage des Anbieters.

Ausbau und Anhängertechnik gehören in eine eigene Anlage. Erfassen Sie Aufbauart, Ladebordwand, Kühlung, Achslasten und Anhängelasten. Herstellerfreigaben sind vor der Bestellung zu prüfen. MAN Truck & Bus zu Transportern nennt Baureihen und Einsatzbereiche.

Bei Anhängern zählen zulässige Gesamtmasse, Anhängelast, Bremsanlage und Beleuchtung. Diese Werte gehören in die Leistungsbeschreibung, nicht in eine Nebenabrede.

Für Abrufe braucht der Vertrag ein Verfahren: wer bestellt, wie der Anbieter bestätigt, welche Lieferzeit gilt. Ergänzen Sie Regeln zu Abnahme, Mängelrüge und Austauschfahrzeug.

Häufige Fragen

Welche Laufzeit ist üblich?

24 bis 48 Monate mit Verlängerungsoption, passend zur Haltedauer. Öffentliche Auftraggeber prüfen zusätzlich die Grenzen des Paragraf 21 VgV.

Muss die Preisgleitklausel symmetrisch sein?

Keine Norm verlangt Symmetrie ausdrücklich. Eine Klausel, die nur Erhöhungen weitergibt, ist aber angreifbar. Der Indexrückgang sollte daher ausdrücklich geregelt werden.

Wie oft darf der Preis angepasst werden?

Üblich ist ein Anpassungstermin je Kalenderjahr mit Indexauszug und Schwelle. Häufigere Anpassungen erschweren die Budgetplanung.

Ist ein Rahmenvertrag eine Abnahmeverpflichtung?

Nicht automatisch. Ohne Mindestabnahme entstehen Lieferpflichten erst mit dem einzelnen Abruf. Ein Mengenkontrakt mit fester Stückzahl braucht eigene Regeln.

Welche Anbieter gehören in den Anbieterkreis?

Mindestens ein Hersteller oder Importeur, ein markengebundener Händler je Region, ein Leasinggeber und je nach Ausbau ein Aufbau- oder Anhängerhersteller. Bei öffentlichen Auftraggebern kommt die Vergabeplattform hinzu.