Wie erfasse ich Transportaufgaben für den Transporter systematisch?

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein einheitliches Erfassungsblatt bündelt Güterart, Abmessung, Volumen, Gewicht, Mengeneinheit, Wege und Zeitfenster in festen Feldern.
Jede Zeile beschreibt eine Transportaufgabe mit Häufigkeit und Anlass, nicht ein Fahrzeug.
Erfasst wird über vier Wochen, damit Wochenspitzen und Ausreißer sichtbar werden.
Sonderfälle wie Kühlware oder Sperrgut erhalten eine eigene Zeile mit Datum.
Der Disponent trägt je Tour ein, der Fuhrparkverantwortliche prüft freitags.

Vor dem ersten Eintrag: Blatt und Einheiten festlegen

Legen Sie das Blatt an, bevor die erste Tour startet. Notieren Sie darauf die Einheiten verbindlich: Zentimeter für Maße, Kubikmeter für Volumen, Kilogramm für Gewicht, Uhrzeit für Zeitfenster. Ohne feste Einheiten entstehen beim späteren Vergleichen Fehler.

Halten Sie die Spaltenreihenfolge für alle Touren gleich. Der Disponent trägt nach jeder Tour ein, spätestens am selben Tag. So bleibt die Quelle jeder einzelnen Angabe nachvollziehbar.

Grunddaten in vier Schritten erfassen

Grunddaten in vier Schritten

Güterart und Ladungsträger festhalten, etwa Getränkekiste, Europalette, Rollcontainer oder Kühlbox.
Länge, Breite und Höhe je Einheit messen und daraus das Volumen berechnen.
Gewicht je Einheit aus dem Lieferschein oder einem Wiegeschein übernehmen.
Mengeneinheit festlegen, in der tatsächlich verladen wird.

Eine Zeile gilt immer für eine Güterart mit einer Mengeneinheit. Vier Getränkekisten sind keine vier Paletten. Das Statistische Bundesamt gliedert den Güterverkehr nach Güterabteilungen und Verkehrsträgern und stellt die Gliederung des Güterverkehrs bereit. Diese Systematik eignet sich als Vorlage für die Spalte Güterart.

Tragen Sie die gemessene Abmessung ein, nicht die Katalogabmessung des Ladungsträgers. Eine Europalette hat 120 mal 80 Zentimeter Grundfläche, das Ladegut darauf ist oft höher und schwerer. Notieren Sie deshalb zusätzlich die Stapelhöhe.

Gewicht, Volumen und zulässige Grenzen abgleichen

Bilden Sie je Fahrt die Summe aus Gewicht und Volumen. Die zulässigen Gesamtmassen und Achslasten auf öffentlichen Straßen sind europaweit geregelt; die EU-Kommission fasst die Gewichte und Abmessungen für Straßenfahrzeuge in der EU zusammen. Vergleichen Sie Ihre Summenspalte mit diesen Grenzen und mit der Nutzlast des eingesetzten Transporters.

Wege, Häufigkeit und Zeitfenster ergänzen

Wege, Häufigkeit, Zeitfenster

Wegstrecke mit Start, Zwischenzielen und Anzahl der Stopps eintragen.
Häufigkeit pro Woche und Verteilung über den Tag notieren.
Zeitfenster je Stopp und Zahl der Be- und Entladevorgänge erfassen.

Zwei Fahrten täglich bedeuten etwas anderes als zehn Fahrten an einem Tag. Deshalb steht neben der Wochenmenge eine Spalte für die Tageszeit. Weil sich die Beladung unterwegs ändert, planen Sie je Stopp zwei bis zehn Minuten für das Nachsichern ein. Die DGUV stellt dazu Vorschriften und Regeln zur Ladungssicherung bereit.

Zeitfenster steuern die Planung stärker als die reine Menge. Fünf Stopps mit Fenstern zwischen 7 und 9 Uhr lassen sich selten auf eine Fahrt legen. Erfassen Sie je Stopp Beginn und Ende des Fensters getrennt, damit die Disposition Puffer erkennt.

Prüfen Sie für jede Wegstrecke bekannte Baustellen und Sperrungen. Hinweise zu Straßen und Brücken sammelt der DIHK in seinen Infrastrukturthemen.

Erfassungsblatt mit Feldern, Einheiten und Beispielwerten

Das Blatt braucht acht Spalten.

Erfassungsblatt mit Feldern

Feld	Einheit	Beispielwert	Quelle der Angabe
Güterart	Text	Getränkekisten	Tourenplan
Abmessung	Zentimeter	40 x 30 x 30	Maßband
Volumen je Einheit	Kubikmeter	0,036	Länge mal Breite mal Höhe
Gewicht je Einheit	Kilogramm	18	Lieferschein
Mengeneinheit	Kiste, Palette, Container	Kiste	Verladeart
Wege je Tour	Anzahl Stopps	6	Tourenplan
Zeitfenster	Uhrzeit	7 bis 9 Uhr	Kundenauftrag
Häufigkeit	Fahrten pro Woche	12	Erfassungsblatt

Beispielrechnung: Wochenspitze statt Durchschnitt

Ein Betrieb trägt vier Wochen lang Paletten ein: vier, fünf, vier und elf Paletten. Die Summe beträgt 24, der Durchschnitt liegt bei 6 Paletten pro Woche. Die Woche mit elf Paletten erreicht 183 Prozent des Durchschnitts und gilt damit als Ausreißer.

Rechnen Sie die Spitzenwoche in Volumen und Gewicht um. Beispielannahme: elf Paletten mit je 0,96 Kubikmetern Ladevolumen ergeben 10,56 Kubikmeter. Bei 120 Kilogramm je Palette sind das 1.320 Kilogramm. Bei einer angenommenen Nutzlast von 1.100 Kilogramm sind zwei Fahrten nötig. Diese Rechnung gilt für die erfassten Wochen, nicht dauerhaft.

Checkliste vor der ersten Auswertung

Checkliste vor der Auswertung

Sind alle Einheiten einheitlich eingetragen?
Hat jede Zeile ein Gewicht und ein Volumen?
Ist zu jeder Tour die Zahl der Be- und Entladevorgänge notiert?
Sind Zeitfenster mit Beginn und Ende erfasst?
Ist jede Sonderfallzeile mit Datum versehen?

Zuständigkeit und Prüfrhythmus

Tragen Sie am Ende jeder Woche nach, wer welche Zeile aus welcher Quelle belegt hat. Offene Felder werden freitags geschlossen, nicht am Monatsende. Nach vier Wochen streichen Disposition und Fuhrpark gemeinsam alle Zeilen, die nie auftraten. Danach genügt eine monatliche Fortschreibung.

Häufige Fragen

Wie lange muss die Erfassung laufen?

Mindestens vier Wochen. Erst dann werden Monatsschwankungen und wiederkehrende Sonderfälle sichtbar.

Welche Felder sind Pflicht?

Gewicht, Volumen, Wegstrecke und Zeitfenster. Ohne diese vier Angaben lässt sich keine Tour planen.

Muss ich Fahrzeugmodelle in das Blatt eintragen?

Nein. Das Blatt beschreibt den Transportbedarf. Fahrzeugauswahl und Preise folgen in einem getrennten Schritt.

Was mache ich mit einmaligen Sondertransporten?

Legen Sie eine eigene Zeile mit Datum und Anlass an. Wiederholt sich der Fall dreimal in vier Wochen, überführen Sie ihn in die Haupttabelle.

Wer prüft die Vollständigkeit?

Der Fuhrparkverantwortliche, jeweils freitags. Er markiert fehlende Felder und gibt das Blatt an den Disponenten zurück.