4 Schritte zur Auswahl von Fahrzeugausbau-Anbietern

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1: Bedarf festlegen und Aufnahmekriterien definieren

Der Fuhrparkverantwortliche erstellt innerhalb von zehn Arbeitstagen ein Lastenheft. Darin stehen Fahrzeugtyp, zulässiges Gesamtgewicht, Nutzlast und die geplante Ausbauvariante. Für Werkstatteinbauten gehören Regalsysteme, Schubladen und Werkzeugträger in die Beschreibung. Notieren Sie auch Ausschlusskriterien: fehlende Zertifizierung, unklare Ersatzteilversorgung und keine Referenz im gleichen Gewichtssegment.

Legen Sie Aufnahmekriterien schriftlich fest. Dazu zählen Preis, Lieferzeit, Garantie, Ersatzteilversorgung und die Einhaltung der Vorschriften für Arbeitsmittel und Fahrzeuge. Prüfen Sie vorab, welche Prüfungen und Unterweisungen der Ausbau erfordert, denn die Regeln gelten für den späteren Betreiber. Die DGUV stellt die Vorschriften und Regeln für diese Prüfungen bereit (Vorschriften und Regeln der DGUV).

Notieren Sie die Kriterien in einer Tabelle und lassen Sie sie von der Werkstattleitung gegenlesen.

Verantwortlich: Fuhrparkleitung. Freigabe des Lastenhefts: Betriebsleitung. Dauer: zehn Arbeitstage.

Schritt 2: Anbieter recherchieren und Anfragen versenden

Erstellen Sie eine Longlist mit sechs bis acht Betrieben. Dazu gehören herstellergebundene Aufbauzentren und freie Ausbaubetriebe. Für MAN-Fahrzeuge führt der Hersteller ein eigenes Werkstattnetz, das Aufbau und Service abdeckt (Werkstattnetz von MAN Truck & Bus). Für Werkstatteinbauten liefert Würth ein Sortiment an Schwerlastregalen und Fahrzeugausrüstung (Fahrzeugausbau bei Würth).

Prüfen Sie vor der Anfrage die Kapazitäten der Betriebe. Ein Ausbauer mit vollen Auftragsbüchern nennt Lieferzeiten von sechs Monaten. Klären Sie vorab, ob der Betrieb eigene Elektrikarbeiten ausführt oder Fremdgewerke vergibt. Versenden Sie das Lastenheft mit einer Angebotsfrist von zwei Wochen. Verlangen Sie drei Referenzen aus den vergangenen 24 Monaten. Notieren Sie die Ansprechpartner und deren Zuständigkeit.

Zuständig: Einkauf. Dauer: 15 Arbeitstage.

Schritt 3: Angebote vergleichen und Referenzen prüfen

Bewerten Sie jedes Angebot mit einer gewichteten Matrix. Tragen Sie Preis, Lieferzeit, Garantie und Service in Punkte von 1 bis 5 ein. Multiplizieren Sie mit der Gewichtung. Ein Angebot ohne aufgeschlüsselte Positionen lässt sich nicht vergleichen. Fordern Sie Einzelpreise für Ausbau, Elektrik und Abnahme.

Rufen Sie mindestens zwei Referenzkunden an. Fragen Sie nach Termintreue, Nachbesserungen und Ersatzteillieferung. Bei Gleichstand entscheidet der Referenzcheck, nicht der Preis. Verhandeln Sie über Lieferzeit und Ersatzteilpaket. Ein Nachlass beim Preis ist selten, Zugeständnisse bei der Lieferung häufiger. Zuständig: Einkauf und Technik. Dauer: fünf Arbeitstage.

Schritt 4: Probeeinbau durchführen und abnehmen

Beauftragen Sie den bestplatzierten Anbieter mit einem Probeeinbau an einem Fahrzeug. Legen Sie vorher Messkriterien fest: Einbauzeit, Passgenauigkeit, Gewicht des Ausbaus und Bedienbarkeit. Halten Sie das Fahrzeug für den Zeitraum fest in der Werkstatt. Der Probeeinbau dauert je nach Umfang drei bis zehn Arbeitstage. Vereinbaren Sie schriftlich, ob das Musterfahrzeug zurückgebaut oder übernommen wird.

Dokumentieren Sie das Ergebnis in einem Abnahmeprotokoll mit Fotos und Gewichtsprotokoll. Mängel werden mit Frist von 14 Tagen nachgebessert. Legen Sie das Protokoll dem Einkauf und der Werkstatt vor. Erst danach erteilen Sie die Serienbeauftragung und legen einen Zahlungsplan mit 30 Prozent Anzahlung fest. Zuständig: Fuhrparkleitung und Werkstattleitung. Dauer: zehn Arbeitstage.

Zeitplan und Zuständigkeiten

Der folgende Zeitplan zeigt die Reihenfolge. Die Angaben gelten für einen Standardausbau. Bei Sonderfahrzeugen verlängert sich der Probeeinbau.

Unterlagen für die Entscheidung

Halten Sie für jede Anfrage folgende Unterlagen bereit:

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollten angefragt werden?

Sechs bis acht Betriebe für die Longlist, drei bis vier erhalten die Aufforderung zur verbindlichen Angebotsabgabe.

Was gehört in ein Lastenheft für den Fahrzeugausbau?

Fahrzeugdaten, Ausbauumfang, Normen, Liefertermin, Gewährleistung und Referenzanforderungen.

Wie lange dauert ein Probeeinbau?

Zwischen drei und zehn Arbeitstagen, abhängig von Umfang und Fahrzeugverfügbarkeit.

Wer trägt die Kosten für den Probeeinbau?

Der Auftraggeber, sofern keine andere Regelung im Angebot steht. Bei Serienauftrag rechnen Anbieter die Kosten häufig an.

Welche Normen sind beim Fahrzeugausbau zu beachten?

Vorschriften der DGUV, Unfallverhütungsvorschriften und die Vorgaben der Fahrzeughersteller.