4 Schritte zur Auswahl von Fahrzeugausbau-Anbietern

Das Wichtigste auf einen Blick

Schritt 1: Bedarf festlegen und Aufnahmekriterien definieren

Der Fuhrparkverantwortliche erstellt ein Lastenheft. Darin stehen Fahrzeugtyp, zulässiges Gesamtgewicht, Nutzlast und die geplante Ausbauvariante, etwa Kofferaufbau oder Kastenwagen. Für Werkstatteinbauten gehören Regalsysteme, Schubladen und Werkzeugträger in die Beschreibung.

Ein Ausbau ist eine Änderung am Fahrzeug. Nach § 19 StVZO erlischt die Betriebserlaubnis unter anderem dann, wenn eine Gefährdung von Verkehrsteilnehmern zu erwarten ist oder das Abgas- oder Geräuschverhalten verschlechtert wird. Gewerbetreibende dürfen solche Änderungen weder vornehmen noch vornehmen lassen.

Auch Teile mit eigener Genehmigung sind keine Garantie. Werden Einschränkungen oder Einbauanweisungen aus der Genehmigung nicht eingehalten, erlischt die Betriebserlaubnis des Fahrzeugs. Verlangen Sie daher im Lastenheft die Genehmigungsunterlagen aller Einbauteile samt Einbauanweisung.

Gehört das Fahrzeug nach dem Ausbau nicht mehr zu einem genehmigten Typ, ist die Betriebserlaubnis bei der zuständigen Behörde zu beantragen (§ 21 StVZO). Dem Antrag liegt das Gutachten eines amtlich anerkannten Sachverständigen für den Kraftfahrzeugverkehr bei. Klären Sie vorab, wer dieses Gutachten beschafft und bezahlt.

Nutzen Beschäftigte den Ausbau als Arbeitsmittel, gilt die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Die Gefährdungsbeurteilung nach § 3 soll bereits vor der Auswahl und der Beschaffung beginnen. Eine CE-Kennzeichnung ersetzt sie nicht, und nur fachkundige Personen dürfen sie durchführen.

Legen Sie die Aufnahmekriterien schriftlich fest: Preis, Lieferzeit, Garantie, Ersatzteilversorgung, Nachweise zur Betriebserlaubnis und zur Gefährdungsbeurteilung sowie Referenzen im gleichen Gewichtssegment. Ausschlusskriterien sind fehlende Nachweise und unklare Zuständigkeiten.

Verantwortlich: Fuhrparkleitung. Freigabe des Lastenhefts: Betriebsleitung. Planungsannahme: zehn Arbeitstage.

Schritt 2: Anbieter recherchieren und Anfragen versenden

Erstellen Sie eine Longlist mit sechs bis acht Betrieben, vorsortiert nach dem Lastenheft. Dazu gehören herstellergebundene Aufbauzentren und freie Ausbaubetriebe. Ein Prüfraster liefern die Kriterien zur Anbieterauswahl.

Prüfen Sie vor der Anfrage Kapazität und Eigenleistung. Klären Sie, ob der Betrieb Elektrikarbeiten selbst ausführt oder Fremdgewerke vergibt, und wie das Werkstattnetz Nachbesserungen abdeckt. Ein Betrieb mit vollen Auftragsbüchern nennt oft lange Lieferzeiten, fragen Sie also nach dem frühesten Starttermin.

Versenden Sie das Lastenheft mit einer Angebotsfrist von zwei Wochen und verlangen Sie drei Referenzen aus den vergangenen 24 Monaten. Beides sind Planungswerte, die Sie an Ihren Fall anpassen. Für Dauerbedarf lohnt sich ein Rahmenvertrag.

Zuständig: Einkauf. Planungsannahme: 15 Arbeitstage.

Schritt 3: Angebote vergleichen und Referenzen prüfen

Bewerten Sie jedes Angebot mit einer gewichteten Matrix. Tragen Sie Preis, Lieferzeit, Garantie und Referenzen in Punkte von 1 bis 5 ein und multiplizieren Sie mit der Gewichtung. Das folgende Beispiel ist rein illustrativ und zeigt nur die Rechnung.

Die Summe für Anbieter A ergibt sich aus 4 × 0,3 + 3 × 0,2 + 4 × 0,2 + 3 × 0,3 = 3,5. Für Anbieter B lautet sie 3 × 0,3 + 5 × 0,2 + 4 × 0,2 + 4 × 0,3 = 3,9. Bei Gleichstand entscheidet der Referenzcheck, nicht der Preis.

Ein Angebot ohne aufgeschlüsselte Positionen lässt sich nicht vergleichen. Fordern Sie Einzelpreise für Ausbau, Elektrik und Abnahme. Rufen Sie mindestens zwei Referenzkunden an und fragen Sie nach Termintreue, Nachbesserungen und Ersatzteillieferung. Der Beitrag Nutzfahrzeuganbieter vergleichen enthält ein weiteres Prüfraster.

Zuständig: Einkauf und Technik. Planungsannahme: fünf Arbeitstage.

Schritt 4: Probeeinbau durchführen und abnehmen

Beauftragen Sie den bestplatzierten Anbieter mit einem Probeeinbau an einem Fahrzeug. Legen Sie vorher Messkriterien fest: Einbauzeit, Passgenauigkeit, Gewicht des Ausbaus und Bedienbarkeit. Vereinbaren Sie schriftlich, ob das Musterfahrzeug zurückgebaut oder übernommen wird.

Regale, Befestigungen und Elektrik sind Montageergebnisse. Ein Arbeitsmittel, dessen Sicherheit von den Montagebedingungen abhängt, muss nach § 14 BetrSichV vor der erstmaligen Verwendung von einer zur Prüfung befähigten Person geprüft werden. Diese Prüfung muss vor jeder Inbetriebnahme nach einer Montage stattfinden.

Dokumentieren Sie das Ergebnis in einem Abnahmeprotokoll mit Fotos und Gewichtsprotokoll. Nach § 640 BGB ist der Besteller verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen. Wegen unwesentlicher Mängel kann er die Abnahme nicht verweigern.

Kennen Sie einen Mangel bei der Abnahme, behalten Sie sich Ihre Rechte ausdrücklich vor. Sonst entfallen die Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung. Bei einem mangelhaften Werk kann der Besteller Nacherfüllung verlangen (§ 634 BGB). Transport-, Wege-, Arbeits- und Materialkosten dafür trägt der Unternehmer (§ 635 BGB).

Die Mängelansprüche verjähren bei der Veränderung einer Sache in zwei Jahren, die Frist beginnt mit der Abnahme (§ 634a BGB). Vereinbaren Sie Abschlagszahlungen nur gegen nachgewiesene Leistungen. Sind sie nicht vertragsgemäß, kann der Besteller einen angemessenen Teil des Abschlags verweigern (§ 632a BGB).

Zuständig: Fuhrparkleitung und Werkstattleitung. Planungsannahme: zehn Arbeitstage.

Zeitplan und Zuständigkeiten

Der Beispielplan zeigt die Reihenfolge. Die Dauern sind Planungsannahmen für einen Standardausbau, keine Marktangaben. Bei Sonderfahrzeugen verlängert sich der Probeeinbau. Zusammen ergeben die Schritte 10 + 15 + 5 + 10 = 40 Arbeitstage.

Unterlagen für die Entscheidung

Halten Sie für jede Anfrage folgende Unterlagen bereit:

Häufige Fragen

Wie viele Anbieter sollten angefragt werden?

Sechs bis acht Betriebe für die Longlist, drei bis vier erhalten die Aufforderung zur verbindlichen Angebotsabgabe. Beide Zahlen sind Planungswerte.

Was gehört in ein Lastenheft für den Fahrzeugausbau?

Fahrzeugdaten, Ausbauumfang, Genehmigungsunterlagen der Einbauteile, Liefertermin, Gewährleistung und Referenzanforderungen.

Wann erlischt die Betriebserlaubnis nach dem Ausbau?

Zum Beispiel, wenn eine Gefährdung von Verkehrsteilnehmern zu erwarten ist oder sich das Abgas- oder Geräuschverhalten verschlechtert (§ 19 StVZO).

Wie lange gelten Mängelansprüche nach der Abnahme?

Bei der Veränderung einer Sache verjähren sie in zwei Jahren ab Abnahme (§ 634a BGB).